Thực hiện Quyết định số 1864/QĐ-UBND ngày 29 tháng 6 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa Ban hành Kế hoạch kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa năm 2017, Sở Khoa học và Công nghệ (KHCN) - Thường trực Ban chỉ đạo áp dụng ISO 9000 tỉnh Khánh Hòa sẽ thực hiện kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo của Quý cơ quan, đơn vị.

Để có đủ thông tin, số liệu phục vụ cho việc đánh giá chính xác về tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (viết tắt là HTQLCL) tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa trong năm 2017, Sở KHCN yêu cầu Quý cơ quan, đơn vị thực hiện báo cáo và cung cấp hồ sơ phục vụ cho công tác kiểm tra, cụ thể như sau:

1. Phạm vi báo cáo: Báo cáo về tình hình xây dựng và áp dụng HTQLCL độc lập của cơ quan, đơn vị; bao gồm tất cả các phòng, ban, đơn vị xây dựng, áp dụng chung HTQLCL.

2. Nội dung báo cáo: Theo Mẫu đề cương báo cáo kèm theo và có đăng tải tại chuyên mục “ISO 9001:2008” trên Cổng Thông tin điện tử Sở Khoa học và Công nghệ Khánh Hòa http://dostkhanhhoa.gov.vn.  Số liệu báo cáo bao gồm một số nội dung của năm 2016 và một số nội dung được tính từ đầu năm 2017 đến ngày báo cáo, ước thực hiện đến ngày 31 tháng 12 năm 2017 (cụ thể theo Đề cương báo cáo).

3. Cung cấp các hồ sơ, tài liệu (đã được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt):

a) Quyết định thành lập hoặc kiện toàn Ban chỉ đạo ISO của cơ quan, đơn vị; quyết định chỉ định Đại diện lãnh đạo của HTQLCL; phân công, quy chế hoạt động của Ban chỉ đạo ISO còn hiệu lực; 

b) Kế hoạch xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL của cơ quan, đơn vị trong năm 2017;

c) Các quyết định ban hành, sửa đổi, bổ sung hệ thống tài liệu của HTQLCL của cơ quan, đơn vị còn hiệu lực đến ngày báo cáo, phù hợp với việc rà soát sửa đổi, bổ sung HTQLCL;

d) Quyết định công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của cơ quan, đơn vị mới nhất, còn hiệu lực. Trong đó, kèm theo đầy đủ danh mục thủ tục hành chính (TTHC) được xây dựng và áp dụng HTQLCL của cơ quan, đơn vị;

đ) Hồ sơ về ban hành Chính sách chất lượng mới nhất còn hiệu lực của cơ quan, đơn vị;

e) Hồ sơ về Mục tiêu chất lượng, gồm:

-Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2016 (theo mẫu Phụ lục 5 – Sổ tay chất lượng của Mô hình khung được ban hành theo Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN ngày 29/12/2010).

-Mục tiêu chất lượng năm 2017 và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng năm 2017 (theo mẫu Phụ lục 4 – Sổ tay chất lượng của Mô hình khung).

g) Hồ sơ Đánh giá nội bộ (ĐGNB): Gửi hồ sơ ĐGNB năm 2017, trường hợp chưa ĐGNB năm 2017 thì gửi hồ sơ ĐGNB năm 2016. Hồ sơ ĐGNB (theo biểu mẫu Quy trình ĐGNB của Mô hình khung) gồm:

-Kế hoạch/Chương trình ĐGNB;

-Phiếu ghi chép trong quá trình ĐGNB;

-Các báo cáo điểm không phù hợp, điểm lưu ý; hành động khắc phục các điểm không phù hợp (nếu có);

-Báo cáo kết quả ĐGNB;

h) Hồ sơ Xem xét lãnh đạo (XXLĐ): Gửi hồ sơ XXLĐ năm 2017, trường hợp chưa thực hiện trong năm 2017 thì gửi hồ sơ XXLĐ năm 2016. Hồ sơ XXLĐ gồm:

-Báo cáo XXLĐ và Thông báo kết luận XXLĐ, hoặc Biên bản họp XXLĐ.

-Đảm bảo nội dung đầu vào và đầu ra hoạt động XXLĐ; cụ thể về thành phần tham dự XXLĐ.

i) Hồ sơ đo lường sự hài lòng của khách hàng: Gửi hồ sơ đo lường sự hài lòng của khách hàng năm 2017, trường hợp chưa thực hiện trong năm 2017 thì gửi hồ sơ đo lường sự hài lòng của khách hàng năm 2016. Cụ thể:

- Trường hợp cơ quan, đơn vị tự tổ chức khảo sát, đánh giá sự hài lòng; Hồ sơ bao gồm:

+ Các bằng chứng về đo lường sự hài lòng của khách hàng theo phương pháp đo lường (phiếu, thư, kết quả đánh giá qua mạng…);

+ Báo cáo, đánh giá kết quả và giải pháp nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với cơ quan, đơn vị.

-Trường hợp cơ quan, đơn vị sử dụng báo cáo, kết quả đánh giá chỉ số hài lòng do UBND tỉnh hoặc UBND cấp huyện tổ chức; Hồ sơ gồm:

+ Bằng chứng về Báo cáo, kết quả đánh giá đối với cơ quan, đơn vị;

+ Báo cáo giải pháp của cơ quan, đơn vị để khắc phục những hạn chế, thiếu sót, những vấn đề khách hàng chưa hài lòng.

k) Dữ liệu thống kê danh mục TTHC có phát sinh hồ sơ (thống kê từng TTHC): Số lượng, tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hẹn, trước hẹn, trễ hẹn; số lượng, tỷ lệ hồ sơ có sai sót khi thực hiện quy trình giải quyết (nếu có) của cả năm 2016 và trong năm 2017 (tính đến thời điểm báo cáo) theo biểu mẫu tại phụ lục 2;

l) Các quy trình ISO đã thiết lập cho giải quyết các TTHC (chỉ gửi các quy trình ISO giải quyết các TTHC có phát sinh hồ sơ trong năm 2017);

m) Kết quả thực hiện các giải pháp khắc phục các điểm không phù hợp đã được xác định qua đánh giá nội bộ, qua kiểm tra của Sở KHCN năm 2016; kết quả khắc phục tình trạng sai sót, trễ hẹn khi thực hiện giải quyết hồ sơ thực hiện TTHC;

n) Các hoạt động áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác cải cách hành chính (CCHC):

-Cung cấp danh mục các TTHC đã được cập nhật trên phần mềm một cửa điện tử của cơ quan, đơn vị;

-Cung cấp số liệu quy trình giải quyết hồ sơ thực hiện TTHC được thiết lập và công bố trong HTQLCL, phù hợp với các quy trình giải quyết hồ sơ thực hiện TTHC được cập nhật trên phần mềm một cửa điện tử của cơ quan, đơn vị;

-Số liệu cung cấp theo cột 4 và 5 trong Phụ lục 1.

4. Thời hạn gửi báo cáo, hồ sơ và tài liệu: Trước ngày 25 tháng 8 năm 2017. Sở KHCN sẽ không xem xét, kiểm tra đối với các hồ sơ, báo cáo gửi quá thời hạn nêu trên.

a) Báo cáo theo đề cương của Quý cơ quan, đơn vị gửi về Sở KHCN Khánh Hòa, thông qua địa chỉ: Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Khánh Hòa, số 11 Hùng Vương, Thành phố Nha Trang, Điện thoại: 0258.3524274, 0258.3522555, Email: cctcdlcl@khanhhoa.gov.vn   

b) Các hồ sơ, tài liệu bằng chứng nêu tại mục 3 của Quý cơ quan, đơn vị có thể gửi 1 trong các phương thức sau:

- Thư ký ISO của cơ quan, đơn vị gửi trực tiếp toàn bộ hồ sơ, tài liệu gốc (bản giấy) cho Chuyên viên của Phòng QLTCCL thuộc Chi cục TCĐLCL và sau khi thực hiện kiểm tra xong, Chuyên viên Phòng QLTCCL sẽ bàn giao lại cho Thư ký ISO của cơ quan, đơn vị.

- Văn bản điện tử (có bằng chứng phê duyệt) về hộp thư điện tử công vụ của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Khánh Hòa: cctcdlcl@khanhhoa.gov.vn.

Sở KHCN đề nghị Quý cơ quan cung cấp đầy đủ chính xác các báo cáo, hồ sơ và bằng chứng theo hướng dẫn. Đối với hồ sơ, báo cáo gửi về hộp thư điện tử công vụ, đề nghị liên lạc theo số điện thoại: 0258.3524274 để xác nhận tình trạng hồ sơ đã gửi. Các báo cáo, hồ sơ sẽ được nhận một lần, không nhận bổ sung trong quá trình kiểm tra, đánh giá. Hồ sơ không đầy đủ phần nào, sẽ không được xem xét, đánh giá phần đó.

Kết quả đánh giá, kiểm tra của các đơn vị trực thuộc (Chi cục, Ban... thuộc Sở; UBND xã, phường...) sẽ được tổng hợp vào kết quả đánh giá, kiểm tra của các cơ quan chủ quản cấp trên. Kết quả này là cơ sở để đánh giá, tổng hợp và báo cáo cho UBND tỉnh về tính hiệu lực, hiệu quả của việc duy trì, cải tiến HTQLCL của cơ quan, đơn vị; đồng thời là căn cứ để Sở KHCN thực hiện thẩm định điểm tự chấm của cơ quan, đơn vị đối với nội dung và tiêu chí 7.2 (Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008) trong việc thực hiện Quy chế đánh giá, xếp hạng kết quả thực hiện công tác CCHC các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh ban hành theo Quyết định số 1590/QĐ-UBND ngày 06/6/2017 của UBND tỉnh.

Rất mong Quý cơ quan, đơn vị quan tâm, phối hợp, báo cáo đúng nội dung yêu cầu và thời gian nêu trên./.

* Mẫu đề cương báo cáo và các Phụ lục, tải về tại đây.